Fiziki ortamda tutulan defterlerin açılış onayları kuruluşta ve kullanılmaya başlanmadan önce, izleyen dönemlerde faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yaptırılır (TTK m.64/3). Yevmiye defterinin kapanış onayı altıncı ayın sonuna kadardır.
Kanun defter tutmayı her tacir için zorunlu kılmıştır: her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır (TTK m.64/1).
Kanun bir de nitelik ölçütü koyar: defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir (TTK m.64/1).
Bu ölçüt, defterlerin yalnızca tutulmuş olmasının yetmediğini; anlaşılabilir ve izlenebilir olması gerektiğini gösterir.
Kanun açılış onayını iki hâle ayırmıştır (TTK m.64/3).
İlk yıl: fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır.
İzleyen yıllar: bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Takvim yılını hesap dönemi olarak kullanan işletmelerde bu tarih aralık ayının sonudur.
Bazı defterler için her yıl onay gerekmez: pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir (TTK m.64/3).
Şirket kuruluşunda yetki farklıdır: anonim ve limited şirketlerin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından yapılır (TTK m.64/3).
Kapanış onayı yalnızca iki defter için öngörülmüştür ve süreleri farklıdır.
Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere yaptırılır (TTK m.64/3). Takvim yılı hesap döneminde bu tarih haziran ayının sonudur.
Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır (TTK m.64/3). Bu da ocak ayının sonuna denk gelir.
Diğer defterler için kapanış onayı aranmaz. İki defter arasındaki süre farkı uygulamada sık karıştırıldığından, karar defterinin ocak sonu süresinin ayrıca takip edilmesi gerekir.
Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır (TTK m.64/3).
Elektronik ortam için kanun ayrı bir kural getirmiştir: ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz (TTK m.64/3).
Bu hüküm, e-defter uygulamasına geçen işletmeler bakımından noter onayı yükünü ortadan kaldırır.
Elektronik defterde onay aranmaması, defter tutma yükümlülüğünü veya içerik şartlarını hafifletmez; TTK m.64/1'deki ölçütler aynen geçerlidir.
Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan defterlerin nasıl tutulacağı, kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları, bakanlıklarca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir (TTK m.64/3).
Ticari defter kavramı yalnızca muhasebe defterlerini kapsamaz: pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir (TTK m.64/4).
Bu defterler şirketler hukuku bakımından kritik belgelerdir: pay sahipliğinin, yönetim kararlarının ve genel kurul iradesinin kaydını tutarlar.
Kanun bu defterler için elektronik zorunluluk yetkisi de tanımıştır: Ticaret Bakanlığı, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu kılabilir (TTK m.64/4).
Ayrıca tacirler vergi mevzuatına da uymak zorundadır: bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır (TTK m.64/5).
Defter tutma yükümlülüğünün yanında bir de belge saklama yükümlülüğü vardır.
Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür (TTK m.64/2).
Kanun saklama biçimi bakımından esnek davranmış; fiziki kopya yanında elektronik kaydı da kabul etmiştir.
Bu yükümlülük, defterlerin delil değeri bakımından önem taşır: defter kayıtlarının dayanağını oluşturan belgeler saklanmamışsa, kayıtların doğruluğunun ispatı güçleşir.
Defterlerin ve belgelerin usulüne uygun tutulması, ticari uyuşmazlıklarda defterlerin sahibi lehine delil olarak kullanılabilmesinin ön şartıdır.
İlk kullanımda kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce; izleyen dönemlerde faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yaptırılır (TTK m.64/3).
İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere yaptırılır (TTK m.64/3).
İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır (TTK m.64/3).
Hayır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir (TTK m.64/3).
Hayır. Elektronik ortamda tutulan defterlerin açılışında ve yevmiye ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz (TTK m.64/3).
Anonim ve limited şirketlerin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından yapılır (TTK m.64/3).
Muhasebe defterlerinin yanında pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri de ticari defterdir (TTK m.64/4).
Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır (TTK m.64/3).
Evet. Tacir, işletmesiyle ilgili gönderilmiş her türlü belgenin bir kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür (TTK m.64/2).
Usul işlemleri, süreler ve kanun yollarında destek için bize ulaşın.