Ticari Defterlerin Delil Olarak Kullanılması

Ticari Defterler Hangi Davalarda Delildir?

Mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir (HMK m.222/1). Aynı yetki, taraflar yabancı gerçek veya tüzel kişi olsa bile Türk Ticaret Kanununda da tekrar edilmiştir (TTK m.83/1).

Ticari defter kavramı yalnız yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteriyle sınırlı değildir. Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi muhasebeyle ilgili olmayan defterler de ticari defterdir (TTK m.64/4).

Uygulamada cari hesap alacakları, fatura bakiyeleri ve ortaklar arası hesap uyuşmazlıklarında defter kayıtları çoğu zaman bilirkişi incelemesinin ana malzemesidir. Bu nedenle defterlerin delil değeri, davanın sonucunu doğrudan etkileyebilir.

Defterler Sahibi Lehine Delil Olur mu? Şartlar

Defterlerin delil olarak kabulü için kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun tutulmuş olmaları, açılış ve kapanış onaylarının yaptırılmış olması ve kayıtların birbirini doğrulaması şarttır (HMK m.222/2).

Bu şartları taşıyan defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi için ayrıca şu durumlardan biri gerekir: karşı tarafın aynı şartlarla tutulmuş defterlerindeki kayıtlar bunlara aykırı olmamalı, karşı taraf defterlerini ibraz etmemiş olmalı ya da kayıtların aksi senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olmalıdır (HMK m.222/3).

Karşı tarafın usulüne uygun defterlerinde ilgili konuda hiçbir kayıt bulunmaması hâlinde, defterler sahibi lehine delil olarak kullanılamaz (HMK m.222/3). Ayrıca usulüne uygun defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine kayıtlar birbirinden ayrılamaz; taraf yalnız işine gelen kaydı seçemez.

Açılış veya Kapanış Onayı Eksik Defterler

Açılış veya kapanış onayı bulunmayan ya da kayıtları birbirini doğrulamayan defterler sahibi aleyhine delil olur (HMK m.222/4). Böyle bir defter, sahibinin iddiasını ispatlamaya yaramaz; fakat karşı taraf bu defterdeki kayıtlara dayanabilir.

Fiziki ortamda tutulan defterlerin izleyen dönemlerdeki açılış onayı, defterin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Yevmiye defterinin kapanış onayı izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise birinci ayın sonuna kadar yapılmalıdır (TTK m.64/3).

Ticari defterler elektronik ortamda tutuluyorsa açılışta ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz (TTK m.64/3). Bu defterlerde onay şartı, ilgili tebliğdeki elektronik usullerle yerine getirilir.

Taraflardan Biri Tacir Değilse

Taraflardan biri tacir olmasa bile, tacir olan diğer tarafın defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini beyan edebilir. Bu durumda karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı isteyen taraf iddiasını ispat etmiş sayılır (HMK m.222/5).

Bu yol, özellikle tacirle iş yapan ancak elinde yeterli belge bulunmayan kişiler için önemlidir. Ancak beyanın sonuçları ağırdır: tacir defterlerini ibraz eder ve kayıtlar aleyhe çıkarsa, kabul beyanında bulunan taraf bu kayıtlarla bağlı olur.

Genel belge ibrazı kuralları da uygulanır. İbrazı istenen belgeyi verilen kesin sürede sunmayan ve kabul edilebilir mazeret göstermeyen taraf bakımından mahkeme, belgenin içeriği konusunda diğer tarafın beyanını kabul edebilir (HMK m.220/3).

Defterlerin İncelenmesi ve Saklama Süresi

İbraz edilen defterlerin yalnız uyuşmazlıkla ilgili kısımları tarafların katılımıyla incelenir ve gerekirse ilgili yapraklardan suret alınır (TTK m.84). Miras, mal ortaklığı ve şirket tasfiyesi gibi malvarlığı uyuşmazlıklarında ise mahkeme defterlerin teslimine ve tüm içeriğinin incelenmesine karar verebilir (TTK m.85).

Tacir, ticari defterlerini ve kayıtların dayandığı belgeleri 10 yıl saklamakla yükümlüdür (TTK m.82/5). Süre, son kaydın yapıldığı veya belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar (TTK m.82/6).

Defterler saklama süresi içinde yangın, su baskını, deprem gibi bir afet veya hırsızlık nedeniyle yok olursa tacir, bunu öğrendiği tarihten itibaren 30 gün içinde işletmesinin bulunduğu yer mahkemesinden bir belge verilmesini isteyebilir (TTK m.82/7). Bu belge, sonraki davalarda defterleri ibraz edememenin haklı sebebini gösterir.

Sık Yapılan Hatalar

Kapanış onayını kaçırmak: Yevmiye defterinin kapanış onayı süresinde yapılmazsa defter, sahibi lehine delil olma niteliğini yitirebilir. Onay tarihleri her yıl muhasebe takvimine işlenmelidir.

Yalnız lehe kayıtlara dayanmak: Usulüne uygun defterlerde lehe ve aleyhe kayıtlar bölünemez. Dava stratejisi, defterin tamamının incelenebileceği varsayımıyla kurulmalıdır.

Belgeleri erken imha etmek: 10 yıllık saklama süresi takvim yılı sonundan başlar. Süre dolmadan imha edilen dayanak belgeler hem delil kaybına hem de ibraz edememe nedeniyle aleyhe sonuçlara yol açabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Ticari defterler her davada delil midir?

Mahkeme ticari davalarda defterlerin ibrazına karar verebilir; delil değeri HMK m.222’deki şartlara bağlıdır.

Defterlerin sahibi lehine delil olması için ne gerekir?

Eksiksiz tutulma, açılış ve kapanış onayı ile kayıtların birbirini doğrulaması şarttır; karşı tarafın kayıtlarıyla çelişmemesi de aranır (HMK m.222).

Kapanış onayı olmayan defter ne işe yarar?

Sahibi lehine delil olmaz, ancak sahibi aleyhine delil olarak kullanılabilir (HMK m.222/4).

Yevmiye defterinin kapanış onayı ne zamana kadar yapılır?

İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere yaptırılmalıdır (TTK m.64/3).

Elektronik defterde noter onayı gerekir mi?

Elektronik ortamda tutulan defterlerde açılış ve yevmiye kapanışında noter veya sicil müdürlüğü onayı aranmaz (TTK m.64/3).

Karşı tarafın defterinde kayıt yoksa ne olur?

Usulüne uygun tutulan karşı taraf defterlerinde ilgili konuda hiç kayıt yoksa, defterler sahibi lehine delil olarak kullanılamaz (HMK m.222/3).

Tacir olmayan kişi tacirin defterine dayanabilir mi?

Evet, kayıtları kabul edeceğini beyan edebilir; tacir defterleri ibrazdan kaçınırsa iddia ispatlanmış sayılır (HMK m.222/5).

Ticari defterler kaç yıl saklanır?

10 yıl saklanır; süre son kaydın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlar (TTK m.82).

Defterler yangında yok olursa ne yapılmalı?

Öğrenmeden itibaren 30 gün içinde işletmenin bulunduğu yer mahkemesinden belge istenmelidir (TTK m.82/7).