İşçi Özlük Dosyası

Özlük Dosyası Tutmak Zorunlu mu?

Evet. İş Kanunu m.75’e göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler; bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklar.

Dosya, istendiği zaman yetkili memur ve mercilere gösterilmek zorundadır. İş müfettişlerinin denetimlerinde özlük dosyası, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğinin ilk kanıtıdır.

Özlük dosyasını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline idari para cezası uygulanır (İş K. m.104). Ceza tutarı dönemsel olarak güncellendiğinden, uygulanacak miktar ilgili yıl için ayrıca kontrol edilmelidir.

Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Bulunur?

Kanun belgeleri tek tek saymaz; kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu her belge dosyaya girer (İş K. m.75). Bunların başında iş sözleşmesi gelir: süresi bir yıl veya daha fazla olan iş sözleşmeleri yazılı yapılmak zorundadır; yazılı sözleşme yoksa işveren en geç 2 ay içinde çalışma koşullarını gösteren yazılı bir belge vermelidir (İş K. m.8).

Uygulamada dosyada nüfus bilgileri, sigorta giriş bildirgesi, ücret bordroları, yıllık izin kayıtları, sağlık raporları, eğitim belgeleri, ihtar ve tutanaklar yer alır. İşçinin davranışı veya verimiyle ilgili bir fesih söz konusuysa işçinin savunması alınmalı ve fesih bildirimi yazılı yapılmalıdır (İş K. m.19); bu belgeler de dosyaya konur.

İş ilişkisi sona erdiğinde işçiye, işinin çeşidini ve süresini gösteren bir çalışma belgesi verilir (İş K. m.28). Belgenin geç verilmesi veya yanlış bilgi içermesi nedeniyle zarar gören işçi ya da yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir.

İşverenin Gizlilik ve Veri Koruma Yükümlülüğü

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür (İş K. m.75/2).

Türk Borçlar Kanunu bu sınırı daraltır: işveren işçiye ait kişisel verileri ancak işe yatkınlıkla ilgili veya hizmet sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabilir (TBK m.419). Özlük dosyasına işle ilgisi olmayan bilgilerin konulması bu ilkeye aykırıdır.

Kişisel verilerin korunması mevzuatı da uygulanır. Kanunlarda açıkça öngörülen veya işverenin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için zorunlu olan veri işleme, açık rıza aranmaksızın yapılabilir (KVKK m.5/2). Bu dayanağın dışındaki veriler için ayrı bir hukuki sebep gerekir.

İşçi Kendi Özlük Dosyasını İsteyebilir mi?

İşçi, veri sorumlusu olan işverene başvurarak kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini isteme gibi haklara sahiptir (KVKK m.11). Bu haklar iş ilişkisi devam ederken de sona erdikten sonra da kullanılabilir.

Başvuru yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle yapılır. İşveren talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde, kural olarak ücretsiz sonuçlandırır (KVKK m.13).

Başvuru reddedilir, cevap yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse işçi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvurudan itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilir (KVKK m.14).

Özlük Dosyası Davalarda Neden Önemlidir?

İşçilik alacaklarında ücret alacağının zamanaşımı 5 yıldır (İş K. m.32); kıdem, ihbar ve kötüniyet tazminatı ile yıllık izin ücretinin zamanaşımı da 5 yıldır (İş K. ek m.3). Kanunda özlük dosyası için ayrı bir saklama süresi öngörülmemiştir; ancak bu süreler boyunca belgelerin korunması işverenin ispat imkânı bakımından önem taşır.

İşe iade ve alacak davalarında fesih bildirimi, savunma tutanağı, izin ve bordro kayıtları çoğunlukla özlük dosyasından sunulur. Mahkemenin ibrazını istediği belgeyi verilen sürede sunmayan tarafa karşı, belgenin içeriği konusunda diğer tarafın beyanı kabul edilebilir (HMK m.220/3).

İşçi açısından da dosyanın içeriği önemlidir. İmzalı belgelerin bir örneğini almak ve özlük dosyasındaki yanlış bilgilerin düzeltilmesini süresinde istemek, ileride doğabilecek ispat sorunlarını azaltır.

Pratik Kontrol Listesi

İşveren için: Her işçi için ayrı dosya açın; iş sözleşmesi veya çalışma koşulları belgesi, bordrolar, izin kayıtları, eğitim ve sağlık belgeleri ile ihtar ve savunma tutanaklarını tarih sırasıyla saklayın. İşle ilgisi olmayan kişisel bilgileri dosyaya koymayın.

İşçi için: İmzaladığınız her belgenin bir örneğini isteyin. Dosyanızda yanlış bilgi olduğunu düşünüyorsanız yazılı başvuruyla düzeltme talep edin ve 30 günlük cevap süresini takip edin.

Ayrılışta: İş ilişkisi sona erdiğinde çalışma belgesini talep edin; işveren açısından ise belgenin doğru ve zamanında verilmesi tazminat riskini önler (İş K. m.28).

Sıkça Sorulan Sorular

İşçi özlük dosyası tutmak zorunlu mu?

Evet, işveren her işçi için özlük dosyası düzenlemek zorundadır (İş K. m.75).

Özlük dosyası tutmamanın yaptırımı var mı?

Özlük dosyasını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline idari para cezası verilir (İş K. m.104).

Yazılı iş sözleşmesi yoksa ne olur?

İşveren en geç 2 ay içinde çalışma koşullarını, ücreti ve çalışma süresini gösteren yazılı bir belge vermek zorundadır (İş K. m.8).

İşçi özlük dosyasının bir örneğini isteyebilir mi?

İşçi kişisel verileri hakkında bilgi talep edebilir; işveren başvuruyu en geç 30 gün içinde sonuçlandırır (KVKK m.11 ve m.13).

İşveren başvuruya cevap vermezse ne yapılır?

Başvurudan itibaren her hâlde 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet edilebilir (KVKK m.14).

İşveren özlük bilgilerini başkasıyla paylaşabilir mi?

Gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklayamaz ve verileri hukuka uygun kullanmak zorundadır (İş K. m.75/2).

Özlük dosyasına işçinin rızası olmadan belge konulabilir mi?

Kanunda öngörülen veya işverenin hukuki yükümlülüğü için zorunlu belgeler açık rıza aranmadan işlenebilir (KVKK m.5/2).

Özlük dosyası kaç yıl saklanmalı?

Kanunda özel bir süre yoktur; ancak işçilik alacaklarında zamanaşımı 5 yıl olduğundan belgelerin en az bu süre korunması ispat açısından önemlidir (İş K. m.32, ek m.3).

Ayrılan işçiye hangi belge verilmelidir?

İşin çeşidini ve süresini gösteren çalışma belgesi verilmelidir; geç veya yanlış verilirse tazminat istenebilir (İş K. m.28).