KVKK m. 16'ya göre kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kaydolmak zorundadır; ancak Kurul, işlenen verinin niteliği ve sayısı gibi objektif ölçütlere göre bu zorunluluğa istisna getirebilir. Kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırılık idari para cezasına tabidir.
Veri Sorumluları Sicili; Kurulun gözetiminde, Başkanlık tarafından kamuya açık olarak tutulan kayıt sistemidir. Sicil, hangi veri sorumlusunun hangi kategorilerdeki verileri hangi amaçlarla işlediğini şeffaf biçimde ortaya koyar.
Kayıt, çevrimiçi VERBİS sistemi üzerinden yapılır; kamuya açıklık sayesinde ilgili kişiler, veri sorumlularının beyanlarını sorgulayabilir.
Sicil kaydı, veri işleme faaliyetine meşruiyet kazandırmaz; kayıt yükümlülüğü ile işlemenin hukuka uygunluğu ayrı ayrı değerlendirilir.
Kamuya açık sorgu ekranı, ilgili kişiler için bir denetim aracıdır; beyan ile fiili uygulama arasındaki fark şikâyet konusu yapılabilir.
Başvuru; veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri, işleme amaçları, veri konusu kişi grupları ve veri kategorileri, aktarım alıcıları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen veriler, veri güvenliği tedbirleri ve azami saklama sürelerini içeren bir bildirimle yapılır.
Bildirimdeki bilgiler, kişisel veri işleme envanterine dayanmalıdır; envanterle uyumsuz beyanlar denetimde aleyhe sonuç doğurur.
Yurt dışında yerleşik veri sorumluları, Türkiye'de temsilci atayarak kayıt yaptırır; temsilcinin kimliği bildirimde gösterilir.
Kurul; işlenen verinin niteliği, sayısı, işlemenin kanundan kaynaklanması ve aktarım durumu gibi objektif ölçütlerle kayıt zorunluluğuna istisna getirebilir.
Kurul kararlarıyla; yıllık çalışan sayısı ve mali bilanço eşiğinin altında kalan ve ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olmayan veri sorumluları ile avukatlar ve noterler gibi bazı meslek grupları istisna kapsamına alınmıştır; güncel istisna listesi Kurum duyurularından izlenmelidir.
İstisna kapsamındaki veri sorumluları da Kanunun diğer yükümlülüklerine — aydınlatma, veri güvenliği, başvuruların cevaplanması — tabi olmaya devam eder.
Sicile verilen bilgilerde meydana gelen değişiklikler derhâl Başkanlığa bildirilir; unvan, adres, işleme amacı ve veri kategorisi değişiklikleri bu kapsamdadır.
Sicil kaydı, bir kerelik işlem değil, canlı bir beyan sistemidir; envanterdeki her güncelleme VERBİS'e yansıtılmalıdır.
Faaliyetin tamamen sona ermesi hâlinde sicil kaydının silinmesi de talep edilmelidir; hayalet kayıtlar, gereksiz yükümlülük görünümü yaratır.
VERBİS'e kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında m. 18 uyarınca idari para cezası uygulanır; tutarlar her yıl yeniden değerleme oranında artar.
Kayıt yükümlülüğü sürerken hiç kayıt yaptırmamak kadar, süresinde tamamlamamak ve gerçeğe aykırı beyanda bulunmak da yaptırıma konu olabilir.
Ceza tutarı, aykırılığın niteliğine ve veri sorumlusunun durumuna göre alt-üst sınır arasında takdir edilir; savunma hakkı tanınmadan ceza verilemez.
Önce kişisel veri işleme envanteri çıkarılmalıdır: hangi süreçte, hangi verinin, hangi amaçla ve ne kadar süreyle işlendiği tablolaştırılır; VERBİS beyanı bu envanterin özetidir.
Saklama ve imha politikası ile aydınlatma metinleri, envanterle aynı dili konuşmalıdır; üç belge arasındaki çelişki denetimde ilk yakalanan husustur.
İrtibak kişisi atanması ve sistem üzerinden süreç takibi için iç sorumluluklar yazılı olarak belirlenmelidir.
Kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler; ancak Kurul kararlarıyla belirlenen istisna kapsamındakiler kayıttan muaftır.
Veri işlemeye başlamadan önce; mevcut faaliyetlerde Kurulca duyurulan süreler izlenir.
Kurul kararıyla avukatlar istisna kapsamına alınmıştır; güncel istisna listesi Kurum duyurularından teyit edilmelidir.
Değişiklikler derhâl Başkanlığa bildirilir; sicil canlı bir beyan sistemidir.
KVKK m. 18 uyarınca idari para cezası uygulanır; tutarlar her yıl güncellenir.
KVKK başvuruları, Kurul şikâyetleri ve tazminat süreçlerinde hukuki destek için bize ulaşın.