VUK m. 256 uyarınca mükellefler; muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile elektronik ortamdaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim için gerekli bilgi ve şifreleri, muhafaza süresi içinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz etmek zorundadır. Varlığı noter tasdikiyle sabit defterlerin incelemeye ibraz edilmemesi, kaçakçılık suçları yönünden gizleme kabul edilir.
İbraz yükümlülüğü yalnız kâğıt defterleri değil; mikro fiş, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtları, elektronik defter ve belgeleri ve bunlara erişim için gerekli şifreleri de kapsar.
Muhafaza süresi, ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıldır; süre içinde talep hâlinde ibraz zorunludur.
Yükümlülük, işi bırakan mükellefler için de muhafaza süresince devam eder; tasfiye hâlindeki şirketlerde sorumluluk tasfiye memurlarına geçer.
İbraz; vergi incelemesine yetkili olanlar ile yetkili makam ve memurların talebi üzerine yapılır. Tasdik ve KDV iadesi işlemleri kapsamında yeminli mali müşavirler ile meslek mensuplarının, karşıt inceleme amaçlı talepleri de kanunda düzenlenmiştir.
Talep usulüne uygun ve yazılı olmalı; makul bir ibraz süresi tanınmalıdır. Süre yetersizse ek süre istenmelidir.
Talebi yapan birimin yetkisi de denetlenmelidir; yetkisiz taleplere dayalı yaptırımlar hukuka aykırıdır.
VUK m. 359/a uyarınca; varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu hâlde defter ve belgelerin incelemeye ibraz edilmemesi gizleme sayılır ve on sekiz aydan beş yıla kadar hapis cezası gündeme gelir.
Ayrıca dönem KDV indirimlerinin reddiyle üç kat vergi ziyaı cezalı tarhiyat riski doğar; ibraz etmeme, uygulamadaki en pahalı ihmallerden biridir.
Kısmi ibraz da sorun üretebilir: eksik teslimin gerekçesi tutanağa yazdırılmalı, sonradan tamamlanan belgelerin kaydı alınmalıdır.
Defter ve belgelerin sahibinin iradesi dışında elden çıkması (yangın, sel, hırsızlık) mücbir sebeptir; ancak olayın belgelenmesi ve mümkünse ticaret mahkemesinden zayi belgesi alınması gerekir.
Zayi belgesi alınmamış olsa da olayın gerçekliği her türlü delille ispatlanabilir; inandırıcılıktan uzak kayıp iddiaları gizleme değerlendirmesini engellemez.
Zayi belgesi başvurusunun olaydan itibaren makul sürede yapılması gerekir; gecikme, iddiaya olan güveni zayıflatır.
Vergi mahkemesine sunulmayan defterlerin dava aşamasında ibrazı hâlinde nasıl değerlendirileceği içtihatlarla şekillenmiştir; mahkemece incelenip karşıt incelemeye imkân verilmesi yönündeki içtihat birleştirme çizgisi uygulanır.
Ceza yargılamasında ise ibraz etmemenin kasıtla işlenip işlenmediği; tebligatın usulü, talep yazısının kapsamı ve mükellefin mazeretleri üzerinden denetlenir.
İbraz edilen belgelerin tutanakla teslim alınması sağlanmalı; teslim listesi olmayan ibrazlar ileride yeni ihtilaflar doğurur.
Talep yazısındaki süre, kapsam ve dayanak incelenmeli; hangi yıllara ve hangi belgelere ilişkin olduğu netleştirilmelidir.
E-defter dönemlerinde ibraz; berat ve XML dosyalarının, uyumlu saklama ortamlarından teslimiyle yapılır; şifre ve erişim bilgilerinin paylaşımı da yükümlülüğün parçasıdır.
Belgeler mali müşavirde veya eski ortakta kalmışsa, bu durum ibraz yükümlülüğünü kaldırmaz; teslim zinciri yazışmalarla belgelenip makul ek süre istenmelidir.
İlgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl; bu süre içinde talep hâlinde ibraz zorunludur.
Tasdikli defterlerin ibraz edilmemesi gizleme sayılır; on sekiz aydan beş yıla kadar hapis ve KDV indirim reddiyle üç kat cezalı tarhiyat riski doğar.
Olay belgelenmeli ve ticaret mahkemesinden zayi belgesi alınmalıdır; iradeyi aşan kayıp, mücbir sebep oluşturur.
Evet; e-defter, elektronik kayıtlar ve erişim şifreleri de ibraz yükümlülüğü kapsamındadır.
İçtihat çizgisi; mahkemece incelenmesi ve idareye karşıt inceleme imkânı tanınması yönündedir.
İtiraz, uzlaşma ve vergi davası süreçlerinde destek için bize ulaşın.